AlexGPTBeginnen Sie mit einer konkreten Aufgabe
„Wir sollten KI nutzen“ ist noch kein Arbeitsauftrag. „Jeden Morgen übertragen wir Kundenmails in unsere Bestellverwaltung“ beschreibt dagegen einen Ablauf, den Sie untersuchen können. Halten Sie fest, welche Informationen eingehen, was Ihr Team damit macht und wie ein korrektes Ergebnis aussieht.
Wählen Sie für den Einstieg eine häufige, überschaubare Aufgabe. Gesprächsnotizen zusammenzufassen oder Antworten vorzubereiten lässt sich leichter kontrollieren, als verbindliche Angebote automatisch zu verschicken.
Schauen Sie auf Ihre Arbeitswoche
| Aufgabe | Erster Test | Prüfung durch Menschen |
|---|---|---|
| Kundenanfragen | Kategorie und Antwortentwurf vorschlagen | Vor dem Versand freigeben |
| Gesprächsnotizen | Entscheidungen und Aufgaben herausarbeiten | Namen, Zuständigkeiten und Termine prüfen |
| Recherche | Material mit Quellen sortieren | Quellen vor der Verwendung lesen |
| Datenübertragung | Prüfen, ob feste Regeln ausreichen | Pflichtfelder kontrollieren |
Das sind mögliche Einsatzbereiche, keine Erfolgsgarantie. Ein Formular, eine Vorlage oder eine vorhandene Schnittstelle kann die Aufgabe zuverlässiger lösen.
Messen Sie den Aufwand vor der Umstellung
Erfassen Sie über einen typischen Zeitraum die Anzahl der Vorgänge, die Bearbeitungszeit und häufige Korrekturen. Rechnen Sie Rückfragen mit ein. Manchmal wartet ein scheinbar langsamer Prozess auf eine Entscheidung, die auch KI nicht treffen kann.
Ein Rechenbeispiel: 30 Anfragen mit jeweils sechs Minuten Bearbeitungszeit ergeben drei Stunden. Bleiben mit Unterstützung zwei Minuten Prüfung pro Anfrage, wären rechnerisch zwei Stunden frei. Einrichtung und Sonderfälle sind dabei noch nicht berücksichtigt. Das ist ein Beispiel, keine Prognose für Ihren Betrieb.
Testen Sie klein und mit Rückweg
- Wählen Sie typische Beispiele und entfernen Sie möglichst sensible Daten.
- Legen Sie fest, was das System selbst erledigen darf und was eine Freigabe braucht.
- Vergleichen Sie die Ergebnisse mit der bisherigen Arbeit.
- Messen Sie Prüfaufwand, Fehler und ungelöste Fälle.
- Entscheiden Sie, ob Sie erweitern, nachbessern oder aufhören.
Prüfen Sie vor dem Hochladen von Kundendaten die Datenverarbeitung des Anbieters und Ihre betrieblichen Vorgaben. Halten Sie den bisherigen Ablauf während des Tests verfügbar.
Was Sie zum KI-Audit mitbringen können
Ein Ablauf, die verwendeten Programme, einige typische Beispiele und eine grobe Zeitschätzung reichen für den Anfang. Im kostenlosen KI-Audit von 30 bis 45 Minuten finden wir drei Abläufe, die sich automatisieren lassen, und Sie erhalten einen einseitigen Plan für den nächsten Schritt.
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