AlexGPTBeginnen Sie mit einer Liste der Kanäle
Notieren Sie jeden Ort, an dem eine Anfrage ankommen kann: Instagram-Direktnachrichten, Telegram, Formular oder Chat auf der Website, E-Mail, Anrufe, Marktplätze. Halten Sie daneben fest, wer heute antwortet und wo die Antwort dokumentiert wird, falls überhaupt.
Die meisten kleinen Betriebe finden dabei mindestens einen Kanal, für den niemand zuständig ist. Genau dort gehen Anfragen meist verloren.
Legen Sie fest, was ein Datensatz enthält
| Feld | Wozu |
|---|---|
| Kontakt und Kanal | Dort antworten, wo der Kunde geschrieben hat |
| Anliegen | Was der Kunde möchte, in einem Satz |
| Status | Neu, in Bearbeitung, gewonnen, verloren |
| Zuständig | Wer als Nächstes antwortet |
| Nächster Schritt und Datum | Was als Nächstes passiert und wann |
| Quelle | Welcher Kanal echte Aufträge bringt |
Halten Sie den Datensatz knapp. Felder, die niemand ausfüllt, sind schlechter als gar keine, weil sie Vollständigkeit nur vortäuschen.
Führen Sie jeden Kanal ins CRM
- Eine neue Nachricht in einem beliebigen Kanal legt einen Datensatz an oder aktualisiert ihn.
- Das System prüft anhand von Telefonnummer, E-Mail oder Benutzername, ob der Kunde schon existiert.
- KI schlägt die Art der Anfrage und eine kurze Zusammenfassung vor; ein Mensch kann beides korrigieren.
- Der Datensatz erhält eine zuständige Person und einen nächsten Schritt.
- Antworten gehen weiterhin über den Kanal, den der Kunde genutzt hat.
Anrufe brauchen eine eigene Lösung. Ein verpasster Anruf kann automatisch einen Datensatz anlegen; nach einem angenommenen Anruf reicht oft eine kurze Notiz.
Regeln für Dubletten und Nachfassen
Dieselbe Person schreibt vielleicht auf Instagram und ruft später an. Legen Sie fest, welches Merkmal Vorrang hat und wer Datensätze zusammenführt, wenn das System unsicher ist. Löschen Sie nie automatisch.
Beim Nachfassen macht sich ein CRM bezahlt. Eine Erinnerung, wenn eine Anfrage eine festgelegte Zeit unbeantwortet bleibt, und eine tägliche Liste offener Anliegen fangen auf, was früher durchgerutscht ist.
Messen Sie verlorene Anfragen
Zählen Sie einen Monat vorher und einen Monat nachher, wie viele Anfragen ohne Antwort oder ohne nächsten Schritt geblieben sind. Das sind Ihre verlorenen Anfragen pro Monat. Ergänzen Sie die Zeit von der ersten Nachricht bis zur ersten Antwort.
Beispielrechnung: Von 200 Anfragen im Monat werden 10 Prozent nie nachgefasst, das sind 20 verlorene Anfragen. Wäre jede fünfte davon ein Auftrag geworden, entgehen Ihnen 4 Aufträge im Monat. Die Zahlen sind frei gewählt und keine Prognose für Ihren Betrieb.
Im kostenlosen KI-Audit erfassen wir Ihre Kanäle und zeigen, wo heute Anfragen verloren gehen.
Ein Ablauf. Ein sinnvoller nächster Schritt.
Erzählen Sie uns von einem Ablauf. Im kostenlosen KI-Audit finden wir drei Aufgaben, die sich automatisieren lassen, und schätzen die eingesparten Stunden.
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