AlexGPTWelche Dokumente sich lohnen
Gute Kandidaten haben immer dieselbe Struktur und unterscheiden sich nur in den Daten: Verträge nach Standardvorlage, Rechnungen, Leistungsnachweise, Behandlungspläne, Monatsberichte, Lieferscheine. Wenn Ihr Team denselben Namen, dieselbe Adresse, denselben Betrag und dasselbe Datum von einem System ins andere überträgt, haben Sie einen Kandidaten gefunden.
Weniger geeignet sind einzelne Briefe, Dokumente, die jedes Mal eine neue rechtliche Prüfung brauchen, und alles, was nur wenige Male im Jahr entsteht. Dort kostet die Automatisierung mehr, als sie spart.
Ordnen Sie jedem Feld eine Quelle zu
| Feld | Quelle | Typische Fehler |
|---|---|---|
| Name und Anschrift | CRM oder Bestellung | Veraltete Angaben, Dubletten |
| Positionen und Preise | Bestellung, Preisliste | Von Hand eingetragene Rabatte |
| Daten und Fristen | Bestellung, Kalender | Zeitzonen, Feiertage |
| Nummerierung | Buchhaltung | Lücken oder doppelte Nummern |
Hat ein Feld keine Quelle und tippt es jemand jedes Mal neu ein, klären Sie zuerst, wo diese Angabe gespeichert werden soll. Automatisierung arbeitet mit Daten, nicht mit dem Gedächtnis Ihres Teams.
Die Vorlage bleibt, das System füllt sie aus
KI hilft dort, wo unstrukturierte Eingaben gelesen und in Felder zerlegt werden müssen, etwa bei einer Bestellung per E-Mail. Der Text des Dokuments sollte Ihre freigegebene Vorlage bleiben. So bleiben Formulierungen einheitlich, und jedes Dokument lässt sich schnell prüfen.
- Ein Ereignis startet den Ablauf: ein neuer Auftrag, ein unterschriebener Vertrag, das Monatsende.
- Das System sammelt die Felder aus Ihren Quellen.
- Fehlende oder ungewöhnliche Werte werden markiert, nicht geraten.
- Ein Mensch gibt das Dokument frei.
- Das Dokument wird versendet oder am richtigen Ort abgelegt.
Messen Sie Minuten pro Dokument
Erfassen Sie vor der Umstellung eine typische Woche: wie viele Dokumente, wie viele Minuten pro Dokument, wie viele Korrekturen nach dem Versand. Dieselben drei Zahlen messen Sie danach erneut.
Beispielrechnung: 80 Rechnungen im Monat mit je 6 Minuten ergeben 8 Stunden. Entfällt das Ausfüllen und dauert die Prüfung 1 Minute, sinkt der Aufwand auf etwa 1 Stunde 20 Minuten. Rechnerisch werden so rund 6 Stunden 40 Minuten im Monat frei. Die Zahlen sind frei gewählt und keine Prognose für Ihren Betrieb.
Was Sie vorab klären sollten
Dokumente enthalten oft personenbezogene Daten. Klären Sie, wo die Dateien gespeichert werden, wer sie öffnen darf und wie der Anbieter mit den Daten umgeht. Bewahren Sie Dokumente in Ihrem eigenen Speicher und Ihren eigenen Konten auf, damit der Ablauf Ihnen gehört, auch wenn ein Dienstleister wechselt.
Im kostenlosen KI-Audit sehen wir uns Ihre Dokumente an und schätzen, welche sich zuerst lohnen.
Ein Ablauf. Ein sinnvoller nächster Schritt.
Erzählen Sie uns von einem Ablauf. Im kostenlosen KI-Audit finden wir drei Aufgaben, die sich automatisieren lassen, und schätzen die eingesparten Stunden.
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